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Accés à QWEEBY.NET

La voie de vos factures est toute tracée

Qweeby est un service de transmission dématérialisée des factures qui traite de manière unifiée l’ensemble des factures pour les transmettre aux clients par la voie qu’ils désirent : PDF signé, EDI, Chorus, interopérabilité ou papier…

Ce service de dématérialisation conforme aux dispositions fiscales assure une sécurité totale des informations. Les factures électroniques sont tracées de bout en bout et bénéficient d’alertes, de rappels et d’indicateurs utiles pour la gestion du poste client.

Simple et rapide à mettre en œuvre, Qweeby part des factures PDF issues de l’outil de facturation, sans intervention sur les systèmes ou processus en place ni conduite du changement.

La richesse fonctionnelle du service favorise l’adhésion des clients et facilite le déploiement pour garantir un ROI tangible rapide. Les API disponibles facilitent l’intégration du service aux outils en place : extranet, e-mailling, ERP…

La facture électronique fiabilise la transmission de vos factures client

Avec Qweeby, déployez largement la facture électronique à tous vos clients, répondez facilement à toutes les demandes de dématérialisation de vos clients et faites de la dématérialisation fiscale (PDF, EDI ou interopérabilité) un levier d’efficience pour la gestion de votre poste client

La facture électronique fournit une traçabilité et une efficacité qui vous permettent d’intervenir plus vite, plus précisément. Avec Qweeby, fiabilisez la relation avec vos clients par des interactions fluides et régulières avant l’échéance des factures, faites respecter vos délais de paiement, anticipez les conséquences des retards et optimisez vos prévisions de trésorerie

Dématérialisez avec Qweeby, prenez de l’avance sur les retards de paiement

Disposer d’informations précises sur la réception des factures, identifier les factures consultées et les factures non reçues, procéder à des rappels ciblés juste à l’échéance… autant de leviers d’efficience fournis par la dématérialisation des factures client. La facture électronique avec Qweeby vous fournit des informations pour fiabiliser vos prévisions de trésorerie, optimiser vos décisions de financement et réduire les coûts de gestion de votre poste client.

La Facture Electronique avec Qweeby, une réelle valeur ajoutée pour vos clients

Accès direct et permanent aux factures reçues, recherches simplifiées et facilitées, import direct des données sous forme exploitable personnalisable, fonctions de traitement en réception… Vos clients vont apprécier que vous leur transmettiez de réelles factures électroniques, et non de simples PDF images inutiles et inexploitables

Nous pourrions vous imposer d’externaliser chez nous le traitement de vos envois papier et requérir un grand projet pour composer à votre place des factures PDF alors que vous savez déjà le faire… Inutile

Inutile car Qweeby a conçu une solution agile et robuste qui part directement des factures PDF que vous faites avec votre facturation en place, assure leur signature avec votre certificat RGS** et s’occupe ensuite de la distribution aux clients selon les formats requis en totale transparence pour vous. Quelques jours suffisent pour démarrer sans modification profonde de votre organisation et sans mobiliser votre équipe informatique

F.A.Q

Comment le service permet-il de prendre de l'avance sur les retards de paiement ?

Le service Qweeby permet de prendre de l’avance sur les retards de paiement car il fiabilise les flux de facturation, apporte de la visibilité sur les paiements, et, surtout, il favorise les interactions entre le fournisseur et ses clients autour des flux de facturation.

La transmission des factures est fiabilisée par le recours à des flux dématérialisés en complément ou en remplacement des factures papier. Ces flux dématérialisés permettent de démultiplier facilement le nombre de contacts touchés par une facture. Instantanés, ces flux permettent une prise en compte plus rapide de la facture par le client. La tracablité associée à ces flux permettent d’identifier la non prise en charge d’une facture afin d’intervenir en amont de l’échéance.

Les informations échangées autour des factures (Bon-à-payer, avis de paiement, déclenchement de litige…) donnent de la visibilité sur les paiements à venir. Cette information fournit une visibilité importante pour la prise de décisions efficientes et sereines de gestion de trésorerie en amont des échéances.

Des rappels personnalisables permettent de positionner les factures dans les priorités des clients lorsque l’échéance approche. Ces actions augmentent significativement la probabilité d’être payé à échéance. Les besoins de recouvrement sont ainsi réduits.

Enfin, les informations collectées permettent aux émetteurs des factures d’ajuster leur processus de facturation pour s’adapter au comportement de leurs client et favoriser une augmentation des paiements à échéance.

Quelle est la durée de mise en oeuvre ?

La mise en oeuvre est très rapide : quelques jours suffisent pour être opérationnel à partir du système de facturation / gestion commerciale en place.

Le dispositif Qweeby vient s’insérer dans le processus avec une grande facilité. Il récupère les factures en sortie de l’outil de gestion commerciale et les pousse aux clients, en complément ou en remplacement des factures papier.

Les contraintes de mise en oeuvre sont réduites au minimum pour assurer une mise en oeuvre simple sans requérir un projet long et coûteux.

Faut-il modifier les outils de gestion ?

Le dispositif Qweeby vient en aval des outils de facturation et gestion commerciale. Ces outils ne sont pas impactés par la mise en oeuvre. Qweeby récupère les factures au format PDF générées et s’occupe de la suite…

Le dispositif Qweeby intègre de nombreuses fonctionnalités qui simplifient sa mise en oeuvre et permettre de répondre à l’ensemble des cas de figure sans requérir d’intervention technique particulière.

Aucune modification sur les outils : la mise en oeuvre est rapide et sans mobiliser les équipes de votre DSI.

L'intervention de la DSI est-elle nécessaire ?

Qweeby fonctionne en mode SaaS : aucune intervention dans les systèmes d’information est requise. La mise en oeuvre est simple et rapide sans mobiliser la Direction des Systèmes d’Information de l’entreprise.

Nous vous fournissons une méthodologie éprouvée pour une mise en oeuvre rapide et efficiente directement par les utilisateurs. Nos équipes s’occupent d’adapter le dispositif à votre fonctionnement existant ou à votre fonctionnement cible.

Notre approche est conçue pour être rapidement opérationnel . Nous ne vous vendons pas un projet, mais une réussite visible et rapide.

Peut-on personnaliser le dispositif ?

Le dispositif Qweeby se personnalise très facilement. La plateforme web de consultation des factures peut se mettre à vos couleurs et intégrer votre logo. Vous pouvez même lui attribuer une adresse web personnalisée. Cela n’empêche pas le dispositif d’être interopérable : vos clients peuvent y retrouver des factures d’autres fournisseurs dans leur espace “récepteurs”.

Vous pouvez également personnaliser les messages de notification : mettre votre signature et personnaliser le détail des messages.

Il est même possible d’émettre les notifications à partir de votre serveur SMTP si vous y tenez absolument !

Quelle est l'ampleur de la conduite du changement ?

La conduite du changement est limitée au strict minimum. Bien au contraire… Le dispositif est simple et intuitif : quelques minutes suffisent pour se familiariser et en appréhender l’ensemble des fonctionnalités.

La richesse fonctionnelle fait que rapidement les équipes de l’administration des ventes et de la comptabilité client ne regrettent pas le temps d’avant.

Les bénéfices pratiques et le confort d’utilisation emportent l’adhésion systématiquement.

Les traitement sont automatisés autant que possible afin de limiter l’impact sur les équipes pour leur laisser uniquement des avantages pratiques.

Peut-on déployer avec tous les clients ?

Qweeby peut être facilement déployé à tous les clients. Le dispositif est justement conçu pour cela et surtout pour permettre un déploiement large et rapide.

Par ailleurs, comme Qweeby met l’interopérabilité en priorité, les clients déployés par un  émetteur sont directement accessibles à tous les autres émetteurs qui les ont comme clients.

L'implication des clients est-elle impérative ?

Il est préférable que tous les clients soient déployés et jouent le jeu… Des fonctionnalités leur sont proposées pour justement leur apporter de réels bénéfices et les inciter à utiliser le dispositif et, partant, à fournir les informations utiles à un fonctionnement optimal.

Comment réagissent les clients à la mise en oeuvre du dispositif ?

Les clients apprécient les bénéfices que leur apporte la plateforme Qweeby. Ils constatent rapidement que pour eux c'est intéressant de pouvoir retrouver les factures de leurs fournisseurs en quelques clics, de pouvoir automatiser leur intégration dans leurs outils pour simplifier leurs processus, de pouvoir générer directement des avis de paiement SEPA, de retrouver des factures de plusieurs fournisseurs différents sur une seule et même plateforme...
Les rappels mis en place peuvent être adaptés selon des segments de clients : ils sont donc adaptés aux différents comportements.
Surtout, les rappels interviennent avant l'échéance : ils aident les clients à s'organiser.
Bien entendu les clients ne sont pas dupes... Pour vous l'avantage c'est qu'ils privilégient vos réglements sur ceux de leurs autres clients. C'est l'objectif désiré : vous assurez un maximum de paiements à échéance.

Faut-il arrêter les factures papier ?

Le dispositif Qweeby est basé sur des flux électroniques (factures électroniques). Ces flux peuvent remplacer les factures papier, mais cela n’est pas obligatoire. Selon ce qui est convenu avec le client destinataire des factures, les factures sont transmises directement sous forme électronique (on parle alors de dématérialisation fiscale : le papier n’existe plus) ou sous forme de factures papier doublées d’un flux électronique (on parle alors de dématérialisation non fiscale : le papier subsiste). Dans les deux cas les clients bénéficient de l’ensemble des fonctionnalités de la plateforme afin de vous permettre de prendre l’avance attendue sur les retards de paiement.

Faut-il continuer à conserver des doubles originaux ?

Les factures traitées par le dispositif Qweeby peuvent servir de double original des factures envoyées aux clients par courrier -Instruction Fiscale N4 du 11 janvier 2007) ou en dématérialisation fiscale (factures électroniques conformément à l’art. 289-VII 2° ou 3° du Code Général des Impôts). A la condition que l’ensemble des factures émises, constituant le chrono de facturation, soient toutes prises en charge par Qweeby. Cela peut être le cas, même pour les clients qui n’ont pas accepté l’activation du service Qweeby pour les factures qui leur sont transmises.

Dès que l’intégralité des factures client émises sont sur la plateforme Qweeby, les utilisateurs de l’administration des ventes ou du service comptabilité-client bénéficient de l’ensemble des fonctionnalités offertes : tris, recherches, filtres, consultation en ligne directe de l’ensemble des factures… Un confort d’utilisation qui a lui seul peut justifier l’utilisation du dispositif Qweeby.

Comment se réalise le déploiement des clients ?

Avec une extrême rapidité et une grande simplicité. Les clients sont créés automatiquement sur la plateforme et reçoivent leurs accès personnalisés. Il est recommandé d’ajouter un courrier d’accompagnement leur explique les bénéfices pour eux (intégration directe sous forme de journaux d’achat paramétrable des factures reçues, accès direct à toutes les factures reçues sans limite de temps, génération automatique de fichiers SEPA de virements, workflow de validation – approbation des factures, gestion des litiges…).

Ensuite, selon les accords de clients, il est possible au cas par cas d’arrêter les flux papier pour basculer de dématérialisation non fiscale (la facture papier demeure) vers de la dématérialisation fiscale (la facture papier disparaît). Cela se fait au rythme défini par l’émetteur et ses clients.

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Qweeby, opérateur de dématérialisation fiscale des factures client et facture électronique, signataire de la charte d'interopérabilité GS1