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La voie de vos factures est toute tracée

Qweeby est un service de transmission dématérialisée des factures qui traite de manière unifiée l’ensemble des factures pour les transmettre aux clients par la voie qu’ils désirent : PDF signé, EDI, Chorus, interopérabilité ou papier…

Ce service de dématérialisation conforme aux dispositions fiscales assure une sécurité totale des informations. Les factures électroniques sont tracées de bout en bout et bénéficient d’alertes, de rappels et d’indicateurs utiles pour la gestion du poste client.

Simple et rapide à mettre en œuvre, Qweeby part des factures PDF issues de l’outil de facturation, sans intervention sur les systèmes ou processus en place ni conduite du changement.

La richesse fonctionnelle du service favorise l’adhésion des clients et facilite le déploiement pour garantir un ROI tangible rapide. Les API disponibles facilitent l’intégration du service aux outils en place : extranet, e-mailling, ERP…

Vérifiez si vous êtes éligibles ? 

Êtes vous concerné par la dématérialisation ? Quelques questions suffisent pour le savoir cliquez ici…

Êtes-vous prêts ? 

Pouvez-vous mettre en oeuvre la dématérialisation des factures avec Qweeby ? Vérifiez tout de suite : cliquez ici…

Combien cela coûte-t-il ? 

Pas de secrets, Qweeby propose une grille simple et claire. Calculez le coût et estimez votre ROI : cliquez ici…

Placez vos factures là où vos clients désirent les trouver

Qweeby distribue vos factures selon les modalités et formats attendus par vos clients. Vos factures arrivent dans leurs outils ou sous leurs yeux, sans que vous ayez à gérer la moindre complexité technique. En savoir plus…

Concentrez votre temps et votre énergie sur l’essentiel

Qweeby réduit la charge d’envoi des factures. Vous libérez du temps et de l’énergie pour vous concentrer sur la gestion de votre poste client qui gagne en efficacité et en productivité. En savoir plus…

Prenez de l’avance sur les retards de paiement

Qweeby trace avec précision vos factures et gère les retours d’information des clients. Vous identifiez les risques avant l’échéance et agissez en amont. Vos prévisions gagnent en fiabilité. En savoir plus…

Assurez la conformité totale de votre facturation

Qweeby est conforme aux dispositions réglementaires, standards et normes en vigueur. Vous sécurisez votre facturation avec un service qui gère de manière unifiée toutes les modalités de dématérialisation. En savoir plus…

Mettez à votre actif la réussite rapide d’un quick-win

Qweeby insère avec agilité la dématérialisation dans votre facturation client. Démarrez et déployez la facture électronique à votre rythme, avec une installation simple sans mobiliser ou dépendre de votre DSI. En savoir plus…

Plus de 400 ETI, PME et TPE dématérialisent avec Qweeby

La facture électronique fiabilise la transmission de vos factures et aide à optimiser votre poste client

Avez Qweeby, déployez largement la facture électronique à tous vos clients, répondez facilement à toutes les demandes de dématérialisation de vos clients et faites de la dématérialisation fiscale (PDF, EDI ou interopérabilité) un levier d’efficience pour la gestion de votre poste client. A partir des factures PDF générées par votre outil  de facturation en place et sans le modifier, nous produisons les factures dématérialisées selon les attentes des différents récepteurs et en assurant la conformité fiscale selon le mode requis (PDF signé ou EDI fiscal).

La facture électronique fournit une traçabilité et une efficacité qui vous permettent d’intervenir plus vite, plus précisément, dans la gestion de votre compte client. Fiabilisez la relation avec vos clients par des interactions fluides et régulières avant l’échéance des factures, faites respecter vos délais de paiement, anticipez les conséquences des retards et optimisez vos prévisions de trésorerie pour de meilleures décisions de gestion.

Dématérialisation de factures… kesako ?

La dématérialisation est souvent perçue comme le simple remplacement d’un papier par un PDF en vue de faire des économies. Avec un résultat souvent opposé car le PDF invite à l’impression et génère donc plus de coûts que d’économies.

La dématérialisation telle que Qweeby la propose, est de remplacer le papier par des flux électroniques afin de supprimer de nombreuses tâches sans valeur ajoutée héritées du papier, de faciliter les traitements et, surtout, de satisfaire de nombreux besoins que le papier ne satisfait pas. En savoir plus…

L’interopérabilité, un impératif dans la dématérialisation

Les factures impliquent 2 intervenants : l’émetteur et le récepteur. Dématérialiser des factures sans tenir compte des attentes des clients est la meilleure voie vers l’échec car les récepteurs n’adhéreront pas si la solution proposée ne s’adapte pas à leur outils.

 La dématérialisation de factures, telle que Qweeby la propose, assure la compatibilité avec la plupart des outils des récepteurs et avec les attentes des grands donneurs d’ordres (Chorus, Auchan, Carrefour…). Cela favorise leur adhésion et facilite le déploiement pour un ROI réel. En savoir plus…

La dématérialisation des factures client, c’est simple

Les processus de facturation sont en général identiques d’une entreprise à une autre. Inutile de lancer un projet spécifique ou des développements sur mesure… mieux vaut s’appuyer sur une solution progicielle éprouvée qui concentre l’expérience de centaines de mises en oeuvre réussies.

Qweeby a conçu un dispositif d’une grande simplicité pour mettre en oeuvre facilement et simplement la dématérialisation des factures clients dans n’importe quel processus de facturation, simplement à partir des factures PDF que l’outil en place peut générer.  En savoir plus…

La Facture Electronique avec Qweeby, une réelle valeur ajoutée pour vos clients

Accès direct aux factures reçues, recherches facilitées, récupération en masse de factures reçues, import direct des données des factures, push automatique des factures reçues sur un FTP, fonctions de traitement en réception… Vos clients vont apprécier que vous leur transmettiez de réelles factures électroniques, et non de simples PDF images inexploitables.

Dématérialiser vos factures avec Qweeby vous permet de répondre aux demandes de dématérialisation de nombreux donneurs d’ordres dont Chorus Portail Pro (administrations et Etat) : Qweeby gère de manière unifiée l’ensemble des flux de dématérialisation quel que soit le format et le mode de dématérialisation fiscale : PDF interopérable et EDI, à partir des factures PDF produites par votre outil de facturation.

Et comme la plateforme Qweeby est mutualisée, vous démarrez immédiatement vos clients qui sont déjà opérationnels sur la plateforme : plus de 50 000 entreprises sont actives sur la plateforme Qweeby, il y a forcément plusieurs de vos clients dedans…

Des milliers de récepteurs à votre portée tout de suite…

Enchantez vos clients avec des bénéfices concrets

Plutôt que d’imposer à vos clients de venir chercher vos factures dans un portail privé, proposez leur une solution mutualisée qui s’adapte à leurs outils et facilite le traitement de vos factures par leurs équipes.

En savoir plus…

Optimisez vos pratiques de facturation

Qweeby analyse les comportements de vos clients par rapport à vos factures. Sans les contraintes de massification des envois papier, vous modulez vos envois pour optimiser la gestion de votre poste client.

En savoir plus…

Eliminez le papier à votre rythme ou à celui de vos clients

Pas facile de supprimer d’un coup le papier… Qweeby vous permet de moduler la suppression du papier selon votre organisation, vos objectifs de conduite du changement et les exigences de vos clients.

En savoir plus…

Dématérialisez avec Qweeby, prenez de l’avance sur les retards de paiement

Disposer d’informations précises sur la réception des factures, identifier les factures consultées et les factures non reçues, procéder à des rappels ciblés juste à l’échéance… autant de leviers d’efficience fournis par la dématérialisation des factures client. La facture électronique avec Qweeby vous fournit des informations pour fiabiliser vos prévisions de trésorerie, optimiser vos décisions de financement et réduire les coûts de gestion de votre poste client.

Nous pourrions vous imposer d’externaliser chez nous le traitement de vos envois papier et requérir un grand projet pour composer à votre place des factures PDF alors que vous savez déjà le faire… Inutile

Inutile car Qweeby a conçu une solution agile et robuste qui part directement des factures PDF que vous faites avec votre facturation en place, assure leur signature avec votre certificat RGS** et s’occupe ensuite de la distribution aux clients selon les formats requis en totale transparence pour vous. Quelques jours suffisent pour démarrer sans modification profonde de votre organisation et sans mobiliser votre équipe informatique

F.A.Q

Comment le service permet-il de prendre de l'avance sur les retards de paiement ?

Le service Qweeby permet de prendre de l’avance sur les retards de paiement car il fiabilise les flux de facturation, apporte de la visibilité sur les paiements, et, surtout, il favorise les interactions entre le fournisseur et ses clients autour des flux de facturation.

La transmission des factures est fiabilisée par le recours à des flux dématérialisés en complément ou en remplacement des factures papier. Ces flux dématérialisés permettent de démultiplier facilement le nombre de contacts touchés par une facture. Instantanés, ces flux permettent une prise en compte plus rapide de la facture par le client. La tracablité associée à ces flux permettent d’identifier la non prise en charge d’une facture afin d’intervenir en amont de l’échéance.

Les informations échangées autour des factures (Bon-à-payer, avis de paiement, déclenchement de litige…) donnent de la visibilité sur les paiements à venir. Cette information fournit une visibilité importante pour la prise de décisions efficientes et sereines de gestion de trésorerie en amont des échéances.

Des rappels personnalisables permettent de positionner les factures dans les priorités des clients lorsque l’échéance approche. Ces actions augmentent significativement la probabilité d’être payé à échéance. Les besoins de recouvrement sont ainsi réduits.

Enfin, les informations collectées permettent aux émetteurs des factures d’ajuster leur processus de facturation pour s’adapter au comportement de leurs client et favoriser une augmentation des paiements à échéance.

Quelle est la durée de mise en oeuvre ?

La mise en oeuvre est très rapide : quelques jours suffisent pour être opérationnel à partir du système de facturation / gestion commerciale en place.

Le dispositif Qweeby vient s’insérer dans le processus avec une grande facilité. Il récupère les factures en sortie de l’outil de gestion commerciale et les pousse aux clients, en complément ou en remplacement des factures papier.

Les contraintes de mise en oeuvre sont réduites au minimum pour assurer une mise en oeuvre simple sans requérir un projet long et coûteux.

Faut-il modifier les outils de gestion ?

Le dispositif Qweeby vient en aval des outils de facturation et gestion commerciale. Ces outils ne sont pas impactés par la mise en oeuvre. Qweeby récupère les factures au format PDF générées et s’occupe de la suite…

Le dispositif Qweeby intègre de nombreuses fonctionnalités qui simplifient sa mise en oeuvre et permettre de répondre à l’ensemble des cas de figure sans requérir d’intervention technique particulière.

Aucune modification sur les outils : la mise en oeuvre est rapide et sans mobiliser les équipes de votre DSI.

L'intervention de la DSI est-elle nécessaire ?

Qweeby fonctionne en mode SaaS : aucune intervention dans les systèmes d’information est requise. La mise en oeuvre est simple et rapide sans mobiliser la Direction des Systèmes d’Information de l’entreprise.

Nous vous fournissons une méthodologie éprouvée pour une mise en oeuvre rapide et efficiente directement par les utilisateurs. Nos équipes s’occupent d’adapter le dispositif à votre fonctionnement existant ou à votre fonctionnement cible.

Notre approche est conçue pour être rapidement opérationnel . Nous ne vous vendons pas un projet, mais une réussite visible et rapide.

Peut-on personnaliser le dispositif ?

Le dispositif Qweeby se personnalise très facilement. La plateforme web de consultation des factures peut se mettre à vos couleurs et intégrer votre logo. Vous pouvez même lui attribuer une adresse web personnalisée. Cela n’empêche pas le dispositif d’être interopérable : vos clients peuvent y retrouver des factures d’autres fournisseurs dans leur espace « récepteurs ».

Vous pouvez également personnaliser les messages de notification : mettre votre signature et personnaliser le détail des messages.

Il est même possible d’émettre les notifications à partir de votre serveur SMTP si vous y tenez absolument !

Quelle est l'ampleur de la conduite du changement ?

La conduite du changement est limitée au strict minimum. Bien au contraire… Le dispositif est simple et intuitif : quelques minutes suffisent pour se familiariser et en appréhender l’ensemble des fonctionnalités.

La richesse fonctionnelle fait que rapidement les équipes de l’administration des ventes et de la comptabilité client ne regrettent pas le temps d’avant.

Les bénéfices pratiques et le confort d’utilisation emportent l’adhésion systématiquement.

Les traitement sont automatisés autant que possible afin de limiter l’impact sur les équipes pour leur laisser uniquement des avantages pratiques.

Peut-on déployer avec tous les clients ?

Qweeby peut être facilement déployé à tous les clients. Le dispositif est justement conçu pour cela et surtout pour permettre un déploiement large et rapide.

Par ailleurs, comme Qweeby met l’interopérabilité en priorité, les clients déployés par un  émetteur sont directement accessibles à tous les autres émetteurs qui les ont comme clients.

L'implication des clients est-elle impérative ?

Il est préférable que tous les clients soient déployés et jouent le jeu… Des fonctionnalités leur sont proposées pour justement leur apporter de réels bénéfices et les inciter à utiliser le dispositif et, partant, à fournir les informations utiles à un fonctionnement optimal.

Comment réagissent les clients à la mise en oeuvre du dispositif ?

Les clients apprécient les bénéfices que leur apporte la plateforme Qweeby. Ils constatent rapidement que pour eux c'est intéressant de pouvoir retrouver les factures de leurs fournisseurs en quelques clics, de pouvoir automatiser leur intégration dans leurs outils pour simplifier leurs processus, de pouvoir générer directement des avis de paiement SEPA, de retrouver des factures de plusieurs fournisseurs différents sur une seule et même plateforme...
Les rappels mis en place peuvent être adaptés selon des segments de clients : ils sont donc adaptés aux différents comportements.
Surtout, les rappels interviennent avant l'échéance : ils aident les clients à s'organiser.
Bien entendu les clients ne sont pas dupes... Pour vous l'avantage c'est qu'ils privilégient vos réglements sur ceux de leurs autres clients. C'est l'objectif désiré : vous assurez un maximum de paiements à échéance.

Faut-il arrêter les factures papier ?

Le dispositif Qweeby est basé sur des flux électroniques (factures électroniques). Ces flux peuvent remplacer les factures papier, mais cela n’est pas obligatoire. Selon ce qui est convenu avec le client destinataire des factures, les factures sont transmises directement sous forme électronique (on parle alors de dématérialisation fiscale : le papier n’existe plus) ou sous forme de factures papier doublées d’un flux électronique (on parle alors de dématérialisation non fiscale : le papier subsiste). Dans les deux cas les clients bénéficient de l’ensemble des fonctionnalités de la plateforme afin de vous permettre de prendre l’avance attendue sur les retards de paiement.

Faut-il continuer à conserver des doubles originaux ?

Les factures traitées par le dispositif Qweeby peuvent servir de double original des factures envoyées aux clients par courrier -Instruction Fiscale N4 du 11 janvier 2007) ou en dématérialisation fiscale (factures électroniques conformément à l’art. 289-VII 2° ou 3° du Code Général des Impôts). A la condition que l’ensemble des factures émises, constituant le chrono de facturation, soient toutes prises en charge par Qweeby. Cela peut être le cas, même pour les clients qui n’ont pas accepté l’activation du service Qweeby pour les factures qui leur sont transmises.

Dès que l’intégralité des factures client émises sont sur la plateforme Qweeby, les utilisateurs de l’administration des ventes ou du service comptabilité-client bénéficient de l’ensemble des fonctionnalités offertes : tris, recherches, filtres, consultation en ligne directe de l’ensemble des factures… Un confort d’utilisation qui a lui seul peut justifier l’utilisation du dispositif Qweeby.

Comment se réalise le déploiement des clients ?

Avec une extrême rapidité et une grande simplicité. Les clients sont créés automatiquement sur la plateforme et reçoivent leurs accès personnalisés. Il est recommandé d’ajouter un courrier d’accompagnement leur explique les bénéfices pour eux (intégration directe sous forme de journaux d’achat paramétrable des factures reçues, accès direct à toutes les factures reçues sans limite de temps, génération automatique de fichiers SEPA de virements, workflow de validation – approbation des factures, gestion des litiges…).

Ensuite, selon les accords de clients, il est possible au cas par cas d’arrêter les flux papier pour basculer de dématérialisation non fiscale (la facture papier demeure) vers de la dématérialisation fiscale (la facture papier disparaît). Cela se fait au rythme défini par l’émetteur et ses clients.

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Le Vrai ou Faux de la facture électronique - 1ère partie

Vrai ou Faux ?

  • La facture électronique est obligatoire pour toutes les entreprises

    ⏩ FAUX

    Pour le moment, en France, la facture électronique devient obligatoire seulement pour les fournisseurs de clients publics selon un calendrier très précis lié à la taille des entreprises via Chorus Pro.

    Cette obligation, définie par l’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014, est entrée en vigueur :

    • Depuis le 1er janvier 2017 pour les Grandes Entreprises
    • Depuis le 1er janvier 2018 pour les Entreprises de Taille Intermédiaire
    • Depuis le 1er janvier 2019 pour les PME

    La prochaine et dernière échéance qui concerne les micro-entreprises est fixée au 1er janvier 2020.

    En 2020, toutes les entreprises quelle que soit leur taille adresseront de façon dématérialisée les factures qu’elles adressent à l’Administration Publique.

    C'est une étape interdépendante de la dématérialisation des marchés publics supérieurs à 25 000 € HT devenue obligatoire depuis le 1er octobre 2018.

    Certes la loi Macron 2020 prévoit dans ses dispositions de rendre la facture électronique obligatoire entre les entreprises et pas seulement entre les entreprises et leurs clients publics.

    Toutefois, attention :

    • L'article 222 de la Loi Macron prévoit que l’acceptation de la réception d’une facture électronique sera obligatoire (fin de l’obligation d’avoir l’accord préalable du récepteur) au 1er janvier 2020 MAIS les décrets d’application n’ont jamais été publiés, l'accord préalable reste donc requis au préalable.
    • Cela ne vaudra pas pour tout et n’importe quoi car des règles claires et précises définiront ce qu’est vraiment une facture électronique acceptable (et le PDF image inerte a de fortes chances de devenir non conforme).

    En conclusion, en France, aujourd’hui seules les entreprises qui fournissent l’Administration Publique ont l’obligation de transmettre leurs factures de manière dématérialisée.

  • Une facture dématérialisée c’est une image PDF

    ⏩ FAUX

    La facture dématérialisée ou électronique n’est pas un document quelconque et n’est pas une simple image ou scan PDF que l’on envoie par e-mail à son client.

    Ce n'est pas le mode de transmission électronique qui prime (il ne s'agit pas simplement d'une version électronique d'une facture-papier numérisée ou scannée, puis envoyée par e-mail), mais le mode de conception de la facture.

    La réponse est dans le BOFiP du 18 octobre 2013. Elle est sans ambiguïté : le scan d'une facture déjà imprimée, même porteur d'une signature numérique, ne vaut pas facture électronique. Cela a été toléré jusqu'au 31 décembre 2014, mais depuis le 1er janvier 2015... ce n'est plus conforme.

    Une réelle facture dématérialisée ou électronique c’est une transmission de données exploitables, faciles à traiter et conformes aux dispositions fiscales. Les informations passent directement d’une machine à une autre, s’intègrent directement dans les outils des clients et bénéficient d’une traçabilité qui permet de détecter les éventuels problèmes de transmission bien en amont de l’échéance.

    Pas de risque d’erreur ou de fraude.

    Attention, certes les textes autorisent l’envoi d’une facture par e-mail au format PDF natif signé ou pas (sous réserve d’avoir l’accord du récepteur), mais ce qui compte pour une facture ce n’est pas d’être envoyée mais d’être reçue pour déclencher le paiement par le client. Le simple envoi par e-mail ne garantit pas sa bonne réception.

    Aborder la facture électronique en remplaçant simplement le papier par un PDF transmis par e-mail est une mauvaise approche. Des solutions existent pour partir de la facture PDF qui sera livrée au destinataire sous forme exploitable avec toutes les garanties de bonne transmission que mérite une facture client.

  • Une facture électronique a la même valeur qu'une facture papier

    ⏩ VRAI mais attention

    La facture électronique est soumise à un cadre réglementaire précis pour en assurer la sécurité et la fiabilité.

    Le cadre réglementaire applicable aux factures papier ET électroniques est défini depuis 2013 par la transcription de la directive 2010-45 CE dans l’article 289-VII du Code Général des Impôts (BOFiP du 18/10/13).

    Ce dernier définit 3 manières de produire des factures :

    • Papier ou PDF non sécurisé par une signature numérique (art. 289-VII 1°) : dans ce cas la validité fiscale de la facture est assurée par une piste d’audit qui trace l’ensemble des opérations liées à la transaction et certifie que la facturation est correcte (déduction ou collecte de la TVA et imputation dans les calculs de l’IS)
    • PDF sécurisé par une signature numérique opérée avec un certificat de niveau RGS ** (art. 289-VII 2°). La signature numérique assure l’authenticité et l’intégrité de la facture : c’est à dire qu’elle confirme que la facture n’a pas été modifiée depuis son émission et qu’elle a bien été émise par l’émetteur qui la revendique. Le fichier électronique PDF signé devient porteur de la valeur fiscale à la place de l’exemplaire papier.
    • EDI Fiscal (art. 289-VII 3°). La facture est alors constituée par un fichier informatisé (EDI = échange de données informatisé) qui est traité conformément à des obligations fiscales lui permettant de porter la valeur fiscale de la facture : vérification de la présence des mentions obligatoires, liste récapitulative des échanges, fichier des partenaires et restitution du message en clair.

    Attention l’acceptation de la facture électronique n’est pas obligatoire à l'heure actuelle. L’accord du client est donc requis pour dématérialiser fiscalement les factures :

    • Accord formel préalable, OU
    • Paiement d’une facture dématérialisée, OU
    • Absence de refus à la réception, OU
    • Acceptation (opt-in) de CGV le mentionnant
  • Dématérialiser ses factures clients réduit les délais de paiement

    Affirmer que la facture électronique aide à réduire les délais de paiement est un raccourci régulièrement avancé et martelé comme argument pour passer à la dématérialisation, mais il est souvent erroné.

    Toute facture a une date d’échéance. Que la facture soit électronique ou papier, la date d’échéance (et donc de paiement) reste la même.

    L’envoi d’un PDF par e-mail ne fournit aucune information ni sécurité de plus que l'envoi papier. On pourrait même dire qu'il en fournit moins car les risques d'incident de transmission sont plus élevés dans la voie e-mail que dans la voie postale. Aucune preuve ou commencement de preuve... et l'e-mail perdu ne revient pas à son émetteur comme c'est le cas des NPAI (ou PND) postaux. Bref, aucune différence entre les deux modes d'envoi sur le plan des délais de paiement.

    En revanche, émettre une facture PDF et l’envoyer via un dispositif de dématérialisation qui va enregistrer l’action d’envoi et traquer l’action de consultation par le destinataire contribue à anticiper les retards de paiement. Cela permet en effet à l’émetteur de la facture d’identifier en amont de l’échéance les factures non reçues et/ou non récupérées, et donc d’intervenir (les renvoyer, contacter le client…) sans devoir attendre de constater après l’échéance que les factures n’ont pas été payées.

    De plus, cette traçabilité, couplée éventuellement à un horodatage ou un tracking de l’adresse IP, confère à la facture électronique une forme de valeur opposable, un peu comme si les factures étaient transmises en courrier suivi ou LRAR.

    Il est alors plus correct de dire que l’envoi d’une facture électronique via un dispositif de dématérialisation permet de sécuriser la transmission et donc d’anticiper les éventuels retards de paiement, et ainsi d’améliorer la gestion du poste client.

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Qweeby, opérateur de dématérialisation fiscale des factures client et facture électronique, signataire de la charte d'interopérabilité GS1