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Focus sur les modalités de dématérialisation de factures

Respecter les modalités de dématérialisation de vos factures

Modalités de dématérialisation : démarrer efficacement la facture électronique et la dématérialisation de factures Dématérialiser ses factures est une démarche pertinente car elle apporte de nombreux bénéfices. Il est prioritaire toutefois de veiller à respecter les modalités de dématérialisation fiscale des factures définies par les textes fiscaux.

L’article 289-VII du Code Général des Impôts a transcrit en droit français la directive 2010-45 CE qui définit au niveau de l’espace européen les règles d’émission et d’échange de factures entre assujettis fiscaux.

Les modalités de dématérialisation applicables depuis 2013

L’article 289-VII du Code Général des Impôts accompagné du BOFiP du 18 octobre 2013 définissent les modalités de facturation applicables entre assujettis fiscaux. Ces modalités concernent les factures émises par des assujettis fiscaux français à destination d’autres assujettis français ou de l’espace européen.

Les factures doivent être émises selon l’une des 3 possibilités suivantes qui permettent d’assurer l’origine, l’authenticité et l’intégrité de la facture :

  • Article 289-VII 1° : facture papier ou PDF non signé ou PDF signé avec un certificat de niveau inférieur à un RGS **. La validité de la facture est alors garantie par une piste de d’audit qui assure la relation avec l’ensemble des opérations liées à la transaction de la commande à son paiement. Cette piste d’audit doit être documentée et gérée pour confirmer, en cas de besoin, que la transaction est effective et que la facture n’est pas une fausse facture…
  • Article 289-VII 2° : PDF signé ou PDF certifié par un certificat de niveau RGS ** ou supérieur. La validité de la facture, son intégrité et son authenticité sont garantis par la signature apposée par l’émetteur ou par son opérateur sous mandat de signature. Dans ce cas, le récepteur doit procéder au contrôle de la signature en réception conformément à l’article 96 F de l’annexe III du Code Général des Impôts.
  • Article 289-VII 3° : EDI fiscal. Le flux de facturation est réalisé sous forme d’échange de données informatisé (échange de fichiers électroniques de données normé) dont la validité fiscale est assurée par le respect de 4 obligations : une liste des partenaires avec lesquels des flux selon les modalités de dématérialisation EDI fiscal sont réalisés + une liste récapitulative des échanges effectués (avec les anomalies, erreurs, rejets et problèmes de transmission) + un contrôle de la présence des mentions légales dans les fichiers de données échangés + une restitution en clair des fichiers échanges pour permettre leur lisibilité. Si l’échange de données informatisé n’applique pas ces dispositions fiscales, il est alors considéré comme de l’EDI non fiscal et doit être complété par un flux papier avec piste d’audit (art. 289-VII 1°) ou des PDF signés (art. 289-VII 2°).

Comme le mode d’émission engage le récepteur, il est important de veiller à effectuer le bon choix. En particulier, opter pour des factures dématérialisées en mode PDF simple (article 289-VII 1°) conduit à ne pas pouvoir répondre à des demandes de dématérialisation d’un client souhaitant le recours à un PDF signé ou certifié.

 

Relation avec les modalités de dématérialisation antérieures

Il est fréquent de trouver des références aux modalités antérieures à celles définies par la refonte de l’article 289 du code général des Impôts dans le cadre de la transcription de la directive 2010-45 CE. Ces modalités étaient dénommées « article 289-bis » et « article 289-V ».

Les modalités de dématérialisation définies par l’article 289-bis correspondent aux dispositions de l’article 289-VII 3° actuellement en vigueur. Le passage de l’un à l’autre est transparent.

Les modalités de dématérialisation de l’article 289-V n’ont pas été reprises à l’identique. En particulier le règles applicables au certificat de signature à utiliser pour sécuriser les PDF sont plus strictes car elles imposent le recours systématique à un certificat RGS ** (cliquer ici pour comprendre le RGS).

Même si les changements dans ces modalités de dématérialisation demeurent modestes, les références aux anciennes modalités n’ont plus lieu d’être ou sont un signe inquiétant sur la maîtrise du sujet par l’acteur qui n’a pas actualisé, 3 ans après le changement, ses références fiscales.