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Facture électronique : efficience, économie et bénéfices pratiques

La facture électronique fiabilise la gestion de votre poste client

Facture électronique : confort et fiabilité pour l'émetteur et le récepteurQweeby distribue vos factures électroniques à tous vos clients, en complément de vos envois papier ou en remplacement (dématérialisation fiscale), en assurant la conformité avec les dispositions fiscales applicables.

Directement à partir des factures PDF générées par votre outil de facturation, Qweeby distribue les factures électroniques à tous vos clients sous la forme que chacun attend et en assurant la conformité fiscale requise : PDF signé, EDI, interopérabilité, GS1 XML, Chorus, UGAP… ou journal d’achat comptable. Qweeby s’occupe du tri et se conforme aux attentes des destinataires (format, routage) sans vous solliciter.

Le dispositif Qweeby gère pour vous les formats et points de transmission en assurant une interopérabilité optimale. Il vous procure une traçabilité totale de vos envois, des alertes et l’automatisation des rappels ou relances pour fiabiliser la gestion de votre poste client.

Rapide à mettre en oeuvre sans impact techniques ni modification de votre outil de gestion, Qweeby vous permet de répondre facilement à toutes les demandes clients et déployer vite les flux dématérialisés interopérables et fiscalement conformes.

Une facture électronique est plus qu’un simple PDF

Une facture électronique peut être un PDF, mais un PDF ne suffit pas à faire une facture électronique. Une facture électronique respecte deux conditions clés : d’une part elle est conforme aux dispositions fiscales de la dématérialisation des factures et d’autre part elle permet un traitement automatisé par le récepteur.

La facture électronique ce n’est donc pas un PDF poussé par mail ou un PDF déposé en « poste restante » sur un intranet et qui attend que le client vienne le chercher. C’est encore moins une externalisation des envois courrier papier comme les proposent beaucoup.

Une facture électronique est un flux de facturation qui remplace l’envoi papier. Ce flux se doit d’être interopérable afin de répondre aux demandes des récepteurs pour s’intégrer dans leurs processus de gestion. Ainsi ils trouvent un avantage réel à la recevoir des factures électroniques : ils optimisent et fiabilisent leur traitement des factures entrantes. En effet, quel bénéfice un client trouve t-il à recevoir un PDF image qu’il va devoir traiter exactement comme une facture papier ? Aucun… Par contre le récepteur trouve un avantage à cette dématérialisation si la facture électronique est accompagnée de données exploitables qui facilitent l’intégration dans ses outils sans devoir passer du temps à ressaisir avec un risque d’erreurs de saisie…

Côté émetteur, la dématérialisation des factures permise par l’envoi des factures électronique se traduit par de nombreux bénéfices. Avant tout il y a une économie car les flux électroniques sont beaucoup moins chers que les flux papier. Mais surtout les réels et principaux bénéfices sont ailleurs. La facture électronique permet aux équipes en charge de la gestion du poste client de mieux gérer celui-ci. La traçabilité précise des factures électroniques permet d’identifier les factures non reçues et donc d’intervenir bien en amont du retard de paiement. Les alertes paramétrables permettent d’agir rapidement selon des cas de figure définis. L’automatisation de rappels aux clients permet d’attirer leur attention aux moments opportuns sur les factures. Enfin, des retours d’information des clients ou de leur outils de gestion des factures fournisseur, permettent d’identifier les factures dont le traitement est en bonne voie, et de ce fait, focaliser l’action sur les factures qui ne paraissent pas être en bonne voie de traitement.

Vous savez faire un PDF, c’est suffisant pour produire une facture électronique interopérable avec Qweeby

Pour Qweeby, la Facture Electronique, c’est une mode d’envoi fiable et efficient de vos factures, qui satisfait le récepteur et l’émetteur.

Directement à partir des factures PDF générées par votre outil de facturation, en complément ou pas des envois de factures papier par courrier, Qweeby assure la transmission de vos factures :

  • En conformité avec les disposition réglementaires applicables (article 289-VII du Code Général des Impôts et BOFIP du 18 octobre 2013). L’application des obligations requises est assurée directement dans le traitement sans demander d’intervention spécifique de votre part.
  • Avec une traçabilité complète et détaillée qui vous permet de voir en temps réel où en sont vos factures : vous détectez immédiatement les factures non récupérées par leurs destinataires et pouvez engager tout de suite une action.
  • En proposant à vos clients de nombreuses modalités de réception qui vont forcément les satisfaire. Vos factures sont transmises au fil de l’eau ou sous forme de récapitulatifs quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Elles sont transmises sous forme de liens de téléchargement ou de pièces jointes. Elles sont transmises par transmission FTP directe sur les serveurs définis par chaque client. Tous ces modes peuvent se combiner pour satisfaire tous vos clients de favoriser votre déploiement.
  • Avec systématiquement la transcription de la facture sous forme de données exploitables : au format GS1 XML (Carrefour, Casino, Metro, Samsé…) ou UBL 2.0 (Chorus – Etat français) ou un journal d’intégration paramétrable par le destinataire. Dans tous les cas votre client peut intégrer votre facture électronique dans ses outils sans devoir passer par l’étape fastidieuse de la ressaisie.
  • En restituant toutes les factures dans une interface sécurisée personnelle disposant de nombreuses fonctionnalités de recherche, de tri, d’envoi de duplicata…
  • Via des interconnexions avec les principales plateformes de dématérialisation utilisées par les grands donneurs d’ordres : distributeurs, Chorus (Etat et administrations), UGAP
  • En gérant pour vous la diversité des modes : émettez des factures PDF directement avec votre outil, Qweeby transmet ces factures telles que vos clients les attendent. Même si le destinataire souhaite de l’EDI (art. 289-VII 3° du CGI).

La facture électronique, ce sont des données exploitables pour le client qui trouve son compte dans l’opération

Qweeby, la Facture Electronique telle que toutes les entreprises souhaitent en recevoir…