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Dématérialisation fiscale des factures client

La dématérialisation fiscale des factures client : simple et facile

Qweeby, dématérialisation fiscale des factures client dématérialisation fiscale des factures clients et facture électronique pour des encaissements à échéance et la réduction des délais de paiementsLa dématérialisation fiscale des factures clients avec Qweeby permet de distribuer à tous vos clients vos factures sous la forme dématérialisée fiscalement conforme qu’ils souhaitent.

Directement à partir des factures PDF générées par votre outil de facturation, Qweeby distribue les factures électroniques à tous vos clients sous la forme que chacun attend : PDF signé, EDI, interopérabilité, GS1 XML, Chorus, UGAP… ou journal d’achat comptable. Qweeby s’occupe du tri et se conforme aux attentes sans vous solliciter. Chaque facture est mise en conformité avec les obligations réglementaires dans le traitement, sans intervention particulière de votre part.

Le dispositif Qweeby gère pour vous les formats et points de transmission en assurant une interopérabilité optimale. Il vous procure une traçabilité totale de vos envois, des alertes et l’automatisation des rappels ou relances pour fiabiliser la gestion de votre poste client.

Rapide à mettre en oeuvre, sans impacts techniques ni modifications de votre outil de gestion, Qweeby vous permet de répondre facilement à toutes les demandes clients et déployer vite les flux dématérialisés interopérables requis pour réussir votre dématérialisation fiscale des factures clients.

La dématérialisation fiscale des factures clients dépasse la seule conformité aux dispositions fiscales (Article 289-VII du code général des impôts et BOFiP du 18 octobre 2013). C’est une démarche pertinente pour réduire vos coûts et fiabiliser la facturation client,  à ne pas confondre avec la basique externalisation des envois courrier papier comme les proposent ceux dont le métier est d’imprimer des courriers.

Dématérialisation fiscale des factures clients ? De quoi s’agit-il ?

La dématérialisation fiscale des factures client signifie le remplacement des factures papier par des flux électroniques respectant les dispositions de validité fiscale énoncées par l’article 289-VII du code général des impôts.

Ce dernier définit 3 manières de produire des factures :

  • Papier ou PDF non sécurisé par une signature numérique (art. 289-VII 1°) : dans ce cas la validité fiscale de la facture est assurée par une piste d’audit qui trace l’ensemble des opérations liées à la transaction et certifie que la facturation est correcte (déduction ou collecte de la TVA et imputation dans les calculs de l’IS).
  • PDF sécurisé par une signature numérique opérée avec un certificat de niveau RGS ** (art. 289-VII 2°). La signature numérique assure l’authenticité et l’intégrité de la facture : c’est à dire qu’elle confirme que la facture n’a pas été modifiée depuis son émission et qu’elle a bien été émise par l’émetteur qui la revendique. Le fichier électronique PDF signé devient porteur de la valeur fiscale à la place de l’exemplaire papier.
  • EDI Fiscal (art. 289-VII 3°). La facture est alors constituée par un fichier informatisé (EDI = échange de données informatisé) qui est traité conformément à des obligations fiscales lui permettant de porter la valeur fiscale de la facture : vérification de la présence des mentions obligatoires, liste récapitulative des échanges, fichier des partenaires et restitution du message en clair.

Ces modalités de dématérialisation fiscale des factures client sont reprises dans le schéma ci-dessous :

Qweeby dématérialisation fiscale des factures client, dématérialisation fiscale des factures clients et facture électronique, article 289-VII du code général des impôts

La priorité dans la dématérialisation fiscale des factures client est principalement d’assurer au fisc que les factures sont légitimes et qu’il ne s’agit pas de fausses factures. La préoccupation fiscale principale est la validité de la collecte ou déduction de la TVA, et l’imputation dans les charges ou produits déterminant l’impôt sur les sociétés.

Dématérialisation fiscale des factures client et transmission…

Il est fréquent de résumer le mode de dématérialisation fiscale des factures client avec les modalités pratiques. Echanger un PDF se résume ainsi forcément à un PDF signé, une image inerte sans intérêt.

Cette approche est réductrice. Ce n’est pas celle de Qweeby.

Chez Qweeby nous respectons les dispositions fiscales applicables à la dématérialisation, mais surtout, nous cherchons à rendre la dématérialisation abordable pour toutes les entreprises et utiles pour leurs récepteurs.

Ainsi, nous partons toujours d’une facture PDF générée par l’outil de facturation en place. Par contre, ce n’est pas toujours le PDF sui est transmis au client. Le PDF peut être converti dans un message structuré afin de répondre par exemple à une demande d’EDI de la part du récepteur. Dans ce cas, le PDF est généré par l’outil de facturation puis Qweeby convertit le PDF en message EDI conforme aux attentes du récepteur et lui applique les obligations fiscales définies par l’article 289-VII du CGI pour le transmettre conformément aux obligations de dématérialisation fiscale des factures. Pour l’émetteur, c’est simple et facile… Et l’émetteur est satisfait.

Bien entendu, si nus savons générer un message EDI complexe à partir d’un simple PDF généré par l’outil de facturation en place, rien de plus simple que générer une message structuré conformes aux obligations d’interopérabilité pour le transmettre à un donneur d’ordres ou le pousser sur la plateforme de son opérateur (Chorus par exemple).

Vous savez faire un PDF, c’est suffisant pour démarrer la dématérialisation fiscale de vos factures

Pour Qweeby, la dématérialisation fiscale est une mode d’envoi fiable et efficient de vos factures, qui satisfait le récepteur et l’émetteur.

Directement à partir des factures PDF générées par votre outil de facturation, Qweeby assure la transmission fiscalement conforme de vos factures clients :

  • Vos factures générées comme usuellement avec votre outil de facturation sont signées avec votre certificat numérique RGS** ou en délégation de signature. Les factures transmises en EDI fiscal sont mises automatiquement en conformité avec la obligation de l’article 289-VII 3°.
  • Elle sont récupérées par le service Qweeby qui identifie les destinataires pour extraire les données puis les formater selon les attentes de vos clients
  • Toutes les factures bénéficient d’une transcription systématique sous forme de données exploitables : au format GS1 XML (Carrefour, Casino, Metro, Samsé…) ou UBL 2.0 (Chorus – Etat français) ou un journal d’intégration paramétrable par le destinataire. Dans tous les cas votre client peut intégrer vos factures dans ses outils sans devoir passer par l’étape fastidieuse de la ressaisie.
  • Les factures sont transmises via des interconnexions avec les principales plateformes de dématérialisation utilisées par les grands donneurs d’ordres : distributeurs, Chorus (Etat Français), UGAP…
  • Les factures destinées aux clients demandant de l’EDI fiscal (art. 289-VII 3° du CGI) sont converties dans le format EDI requis et mises en conformité avec les obligations applicables, avant d’être envoyées aux clients par les bons points de routage
  • Les factures sont transmises avec un suivi détaillé qui vous permet de savoir en temps réel où en sont vos factures : vous détectez immédiatement les factures non récupérées par leurs destinataires et pouvez engager tout de suite une action.
  • Vos factures sont transmises au fil de l’eau ou sous forme de récapitulatifs quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Elles sont transmises sous forme de liens de téléchargement ou de pièces jointes. Elles sont transmises par transmission FTP directe sur les serveurs définis par chaque client. Tous ces modes peuvent se combiner.

En gérant pour vous la diversité des modes de dématérialisation fiscale, Qweeby vous permet d’émettre de simple factures PDF directement avec votre outil qui seront  transmises telles que vos clients les attendent. Même si le destinataire souhaite de l’EDI (art. 289-VII 3° du CGI).

La dématérialisation fiscale avec Qweeby, ce sont des données exploitables pour le client qui trouve son compte dans l’opération

Qweeby, la dématérialisation fiscale des factures clients qui favorise l’adhésion des clients…