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Dématérialisation, nos expertises au service de votre performance

Dématérialisation : un levier de performance que nous vous aidons à exploiter

dématérialisation : l'expertise de Qweeby vous aide à optimiser votre facturation clientFaites progresser votre facturation client en mettant en oeuvre la dématérialisation.

L’enjeu de la dématérialisation n’est pas juste de faire des économies. Notre approche de la dématérialisation va vous permettre d’aller bien au delà du simple gain sur les frais opérationnels. La dématérialisation avec Qweeby vous permet de réaliser rapidement de nombreuses tâches plus efficacement que vous pouviez le faire avec le papier ou, tout simplement, de faire des choses que vous ne pouviez pas faire avec le papier, pour le plus grand bénéfice de votre gestion du poste client et de vos prévisions de trésorerie.

La dématérialisation de vos factures clients avec Qweeby fournit une traçabilité très fine des flux de facturation. Cette traçabilité se combine à des rappels personnalisables et à une analyse détaillée du comportement des clients pour vous permettre d’ajuster votre facturation et d’identifier les problèmes en amont de leur apparition. Vous facturez mieux et moins cher. Surtout vous augmentez vos chances d’être payé à échéance et grâce aux informations disponibles vous fiabilisez vos prévisions de trésorerie pour de meilleures décisions de cash-management.

Avec Qweeby, la dématérialisation vous permet d’aller plus loin qu’avec le papier : elle vous permet de réaliser vos missions avec plus d’efficacité et de sérénité.

Dématérialisation des factures…

Dématérialiser des factures consiste à supprimer le papier pour le remplacer par des flux immatériels. Les solutions basiques remplacent le papier par une simple PDF image inexploitable avec comme résultat des économies immédiates mais peu de bénéfices opérationnels réels. Cette approche basique de la dématérialisation facilite les manipulations en limitant les risques de pertes des documents « dématérialisés ». Elle facilite leur accès partagé.

La véritable dématérialisation consiste à remplacer le papier par des flux électroniques. Dans cette approche de la dématérialisation, des données exploitables facilitent le travail des utilisateurs et suppriment les tâches sans valeur ajoutée héritées du papier : impression ou scan, saisie des données, copies… Dans le cas de la dématérialisation des factures, la suppression de ces tâches permettent des gains de productivité importants pour toutes les parties : pour l’émetteur et pour le récepteur de la facture dématérialisée.

Quels sont les bénéfices de la dématérialisation ?

La dématérialisation est un levier fort d’économies opérationnelles. A priori la suppression du support papier réduit les coûts de gestion ; cela doit toutefois être nuancé car les habitudes bien ancrées conduisent souvent à imprimer des documents dématérialisés plus que de raison… Cela renforce l’intérêt d’une véritable dématérialisation basée sur les données qui supprime les manipulations et donc rend inutile les impressions.

Au delà des économies faites sur le support papier, la dématérialisation permet de simplifier les processus : la suppression de tâches héritées du papier permet de reprendre les processus pour les optimiser et atteindre les mêmes résultats opérationnels à moindre charge de travail. La dématérialisation dope la productivité des équipes et apporte une qualité accrue.

Dès que la dématérialisation des flux de facturation se conforme aux dispositions définies par le code général des impôts, on parle de dématérialisation fiscale des factures.

Enfin, la dématérialisation des factures lorsqu’elle consiste en des échanges de données, va permettre de réaliser de nombreuses choses que le papier ne permettait ou rendait complexe. Dans le cas de la dématérialisation des factures, l’échange de flux de données fournit une traçabilité qui facilite le suivi des factures pour détecter les incidents possibles avant qu’ils surviennent. Cette traçabilité permet également d’automatiser des tâches qui n’étaient pas ou mal réalisées avec le papier : rappels anticipés, alertes, relances ciblées… Cela contribue à fiabiliser les processus de facturation. A cela s’ajoute une connaissance détaillée des flux qui peut être utilisée pour optimiser les principes et modes de gestion.

La dématérialisation est donc un réel concentré de bénéfices… qui dépassent les seules économies sur les frais opérationnels.

Votre facturation client mérite la dématérialisation avec Qweeby

La dématérialisation de vos factures client, en complément ou pas des envois papier, vous fournit une traçabilité totale sur leur bonne réception. Cette traçabilité vous bénéficie : vous identifiez immédiatement en temps réel les factures non reçues, vous savez instantanément celles qui sont marquées en « Bon à Payer » ou d’un « Avis de Paiement » par vos clients… Dès lors il vous est facile de détecter celles qui n’ont pas été reçues pour agir vite.

Des alertes et des rappels permettent attirent votre attention sur les factures pouvant présenter des risques de retard.

Ces informations sur la transmission sont renforcées par des outils de stimulation client. Vous définissez les modalités de rappel pour vous assurer d’être au bon moment dans les priorités de vos clients. Chaque client peut disposer de son plan de rappel personnalisé.

La dématérialisation fait de votre facturation client, une source d’informations utiles

Depuis quand n’avez vous pas mis le nez dans votre processus de facturation client ? Pour beaucoup d’entreprises, le processus fonctionne et on se satisfait de son fonctionnement. Un « coup de gueule » lorsque le timbre augmente ou lorsque des retards de paiement mettent la trésorerie sous tension. Et that’s all !

Comme tous les processus de l’entreprise, le processus de facturation client mérite d’être challengé et optimisé. Les pratiques changent, les demandes et habitudes des clients aussi. Certains veulent des flux dématérialisés, certains acceptent la dématérialisation fiscale, certains non, des solutions de financement nouvelles apparaissent, qui peuvent être liées directement à la facturation.

Il est temps de mettre le sujet sur la table pour vous doter d’une facturation client à la pointe. Nous avons des solutions pour vous aider ; nous pouvons en discuter.

La connaissance de vos clients grâce aux informations collectées et fournies par Qweeby vous permet de mieux les connaître pour vous adapter à leur comportement :

  • Détecter le moment où le client consulte ses factures : ajustez vos envois pour tomber pile poil à ce moment là
  • Comprendre la relation entre échéance et paiement : adaptez les rappels et relances pour vous manifester juste au bon moment
  • Détecter quel rappel ou relance provoque le paiement : utilisez la bonne stratégie de stimulation pour maximiser les chances de recevoir le paiement à échéance
  • Analyser les pratiques de paiement de vos clients : organisez votre facturation pour vous y adapter et maximiser les chances de paiement

Avec Qweeby vous disposez également d’une visibilité totale sur les factures à encaisser dans les 60 jours. Un outil parfait pour optimiser la gestion votre financement et organiser votre plan de trésorerie. Une fonction d’affacturage spot avec notre partenaire vous permet de mobiliser directement des créances.

Votre facturation client mérite la dématérialisation

La dématérialisation de vos factures client, en complément ou pas des envois papier, vous fournit une traçabilité totale sur leur bonne réception. Cette traçabilité vous bénéficie : vous identifiez immédiatement en temps réel les factures non reçues, vous savez instantanément celles qui sont marquées en « Bon à Payer » ou d’un « Avis de Paiement » par vos clients… Dès lors il vous est facile de détecter celles qui n’ont pas été reçues pour agir vite.

Ces informations sur la transmission sont renforcées par des outils de stimulation client. Vous définissez les modalités de rappel pour vous assurer d’être au bon moment dans les priorités de vos clients. Chaque client peut disposer de son plan de rappel personnalisé.

La dématérialisation fait de votre facturation client, une source d’informations utiles

Depuis quand n’avez vous pas mis le nez dans votre processus de facturation client ? Pour beaucoup d’entreprises, le processus fonctionne et on se satisfait de son fonctionnement. Un « coup de gueule » lorsque le timbre augmente ou lorsque des retards de paiement mettent la trésorerie sous tension. Et that’s all !

Comme tous les processus de l’entreprise, le processus de facturation client mérite d’être challengé et optimisé. Les pratiques changent, les demandes et habitudes des clients aussi. Certains veulent des flux dématérialisés, certains acceptent la dématérialisation fiscale, certains non, des solutions de financement nouvelles apparaissent, qui peuvent être liées directement à la facturation.

Il est temps de mettre le sujet sur la table pour vous doter d’une facturation client à la pointe. Nous avons des solutions pour vous aider ; nous pouvons en discuter.

La connaissance de vos clients grâce aux informations collectées et fournies par Qweeby vous permet de mieux les connaître pour vous adapter à leur comportement :

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  • Détecter quel rappel ou relance provoque le paiement : utilisez la bonne stratégie de stimulation pour maximiser les chances de recevoir le paiement à échéance
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