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Foire Aux Questions

Quelles sont les garanties de sécurité dont je dispose ?

Le dispositif de dématérialisation de factures Qweeby est hautement sécurisé. L’infrastructure technique est hébergée en Datacenter de niveau T-IV uniquement accessible en mode SSH (authentification forte) et tous les échanges d’information sont cryptés et sécurisés. Par ailleurs, les différentes étapes de traitement disposent de backup permettant une reprise des données en cas d’interruption de l’un ou l’autre des opérations. Enfin, tout le processus de traitement est conçu pour dissocier les étapes afin d’éviter qu’un engorgement ou un problème se répercute sur les autres étapes du processus.

Les factures électroniques peuvent-elles être interceptées par un tiers ?

Le dispositif Qweeby est conçu pour empêcher une interception d’un flux par un tiers non habilité. Les factures électroniques que vous émettez sont cryptées avec un algorithme de haute sécurité avant de quitter votre ordinateur (SSL 256 bit), ensuite toutes les opérations sont réalisées sur des serveurs dédiés hébergés dans un Datacenter de haute sécurité (T-IV). Enfin, les transmissions finales aux principaux donneurs d’ordres ou plateformes de transmission sont réalisées par des protocoles sécurisés qui assurent la fiabilité des transmissions (AS2), et la plateforme QweebyNET est sécurisée par un accès SSL.

Attention : si vous mettez vos codes d’accès à des tiers non autorisés ou si vous laissez des accès ouverts à des utilisateurs qui n’ont plus de raisons de disposer d’un accès (anciens collaborateurs, stagiaires…), ces derniers peuvent accéder à votre espace sécurisé et consulter vos informations. Nous vous invitons à veiller à la confidentialité de vos codes d’accès à la plateforme de transmission QweebyNET.

Les factures électroniques peuvent-elles être interceptées par un tiers ?

Le dispositif Qweeby est conçu pour empêcher une interception d’un flux par un tiers non habilité. Les factures électroniques que vous émettez sont cryptées avec un algorithme de haute sécurité avant de quitter votre ordinateur (SSL 256 bit), ensuite toutes les opérations sont réalisées sur des serveurs dédiés hébergés dans un Datacenter de haute sécurité (T-IV). Enfin, les transmissions finales aux principaux donneurs d’ordres ou plateformes de transmission sont réalisées par des protocoles sécurisés qui assurent la fiabilité des transmissions (AS2), et la plateforme QweebyNET est sécurisée par un accès SSL.

Attention : si vous mettez vos codes d’accès à des tiers non autorisés ou si vous laissez des accès ouverts à des utilisateurs qui n’ont plus de raisons de disposer d’un accès (anciens collaborateurs, stagiaires…), ces derniers peuvent accéder à votre espace sécurisé et consulter vos informations. Nous vous invitons à veiller à la confidentialité de vos codes d’accès à la plateforme de transmission QweebyNET.

Que se passe t-il en cas de problème de traitement ?

Dès que Qweeby prend en charge une facture électronique que vous avez émise, notre objectif est d’assurer sa transmission au destinataire indiqué. Il arrive, c’est très rare, que le traitement d’extraction des données requises pour la transmettre rencontre une difficulté. Dans ce cas notre équipe technique intervient immédiatement pour procéder aux corrections requises.

S’il se trouve que l’intervention nécessite une modification de la facture PDF émise ou impose d’accéder à ses données constitutives, nous prenons contact directement avec les utilisateurs identifiés au sein de l’émetteur pour corriger le point dans les meilleurs délai et assurer la transmission du flux à son destinataire.

Dans tous les cas, nous procédons immédiatement aux corrections qui peuvent être nécessaires sur le composant d’émission afin d’éviter que le problème se reproduise. Attention : la cause usuelle des problèmes de traitement provient d’une modification par l’émetteur de la mise en forme de ses factures.

Comme Qweeby ne se limite à promener un PDF, mais extrait les données de la facture électronique pour les fournir au récepteur dans un format exploitable, cette modification de la mise en forme peut avoir des impacts lourds. Il est recommandé de nous informer préalablement à tout changement dans la mise en forme des factures, cela permet d’anticiper les impacts et de coordonner vos changements avec une évolution du composant d’émission. Ainsi les transmissions de vos factures électroniques se déroulent en continu dans les meilleures conditions.

Quelle est la disponibilité du service ?

Qweeby a mis en place une architecture technique de haut niveau. Nos serveurs sont hébergés dans un Datacenter de niveau T-IV, c’est le niveau le plus élevé. Cette infrastructure garantit à nos clients une haute-disponibilité (99,996 % de disponibilité) et un niveau de sécurisation optimal.

De plus, la conception technique de Qweeby permet de découpler les phases de traitement pour garantir que chaque étape se déroule de manière indépendante de la précédente ou de la suivante. Ainsi, s’il advenait qu’une étape soit ralentie par un surcroît d’activité, les autres étapes de traitement ne seront pas impactées. Toutes les précautions sont prises pour que les factures prises en charges soient transmises dans les meilleurs délais avec une fiabilité totale.

En complément, nous assurons l’exploitation des flux et le suivi des transmissions en temps réel d’un bout à l’autre de la journée. Notre équipe intervient directement sur les transmissions pour valider leur réalisation conforme dans les meilleurs délais.

Comment la facture électronique est-elle plus fiable que la facture papier?

La facture papier est une habitude. Elle semble sécurisée et fiable alors que ses limites sont nombreuses. Elle peut se perdre, être remise à un autre destinataire que celui prévu, être bloquée dans une grève postale locale ou nationale, prendre du retard pour différentes raisons… La facture électronique est sécurisée dans sa transmission et sa transmission est tracée. Il y a donc une garantie de bonne transmission que le courrier n’apporte pas. Par ailleurs, le service de facture client électronique Qweeby intègre des relances et des alertes qui permettent d’optimiser la transmission.

Comment puis-je avoir la certitude que mes factures sont transmises dans les délais ?

Les transmission de factures avec Qweeby sont assorties d’une traçabilité totale. A tout moment il est possible à l’émetteur de savoir où en sont ses factures électroniques. Des alertes automatiques peuvent être déclenchées. La notification de la facture électronique au destinataire est tracée : il est donc possible de savoir si celui-ci a bien reçu la facture. Ensuite, le chargement de la facture elle même est tracé afin de pouvoir valider qu’elle a bien été récupérée.

Dès que la facture est téléchargée par le destinataire, l’émetteur est informé et peut recevoir une notification de confirmation.

Chaque mois, les émetteurs de factures électronique disposent sur leur facture du service Qweeby, du détail des envois et de la traçabilité totale des actions réalisées sur leurs factures.